Личный автомобиль в служебных целях

Организации, не имеющие на балансе транспортные средства, при необходимости могут брать их в аренду не только у сторонних организаций, но и у своих сотрудников. Для этого наниматель заключает с работником договор, в котором прописываются сумма арендной платы и компенсация за износ автомобиля.

Целью данной статьи является рассмотрение бухгалтерского и налогового учета расходов при использовании арендуемого транспортного средства.

Учет арендной платы и компенсации

Если автомобиль используется в производственной или торговой деятельности, то арендная плата и компенсация должна учитываться соответственно на счетах 20, 23 или 44. В свою очередь, для учета расчетов с сотрудником-арендодателем используются счета 60 и 76. 

Хозяйственная операция	Дебет	Кредит
Начислена сумма компенсации за использование авто	20, 23, 44	73
Авто принято на учет как арендованное ОС	01
Начислена арендная плата	20, 23, 44	60, 76
Удержание подоходного налога из суммы арендной платы	60, 76	68
Примечание:  компенсация за износ освобождается от обложения данным налогом (п.4 ст.208) на суммы компенсации и арендной платы страховые взносы не начисляются
Авто возвращено сотруднику		01
Перечислена сумма компенсации	73	51
Перечислена сумма арендной платы за вычетом налога	60,76	51

К прочим затратам, учитываемым при налогообложении относится арендная плата и компенсация, выплачиваемая работникам:

• если не носит разъездной характер - затраты учитываются при налогообложении с учетом ограничений (1% от выручки),
• если носит разъездной характер - учитывается в полном объеме.

Помимо компенсации и оплаты за пользование авто необходимо также в договоре отразить следующие расходы: стоимость топлива, расходы на ремонт,  расходы на техосмотр и техобслуживание, расходы по страхованию, прочие расходы. Рассмотрим их более детально.

Учет топлива

Стоимость ГСМ относится к нормируемым затратам, учитываемым при исчислении прибыли. Учет топлива необходимо вести в соответствии с 133 инструкцией и отражать на счете 10-3. Данные расходы необходимо учитывать в бухучете организации при условии, что они документально подтверждены:

Хозяйственные операции	Дебет	Кредит
Отражается приобретение топлива	10-3	60, 71
Стоимость топлива списана на расходы	23, 44	10-3

Расходы на ГСМ могут быть включены в затраты, учитываемые при налогообложении если:

1. официально оформлено соглашение между нанимателем и сотрудником об использовании транспортного средства;
2. документально подтвержден факт использования транспортного средства в организации;
3. использование автомобиля осуществляется для целей, связанных с производством и реализацией товаров (работ, услуг).

Расходы на ремонт транспортного средства без экипажа, а также расходы на техосмотр, техобслуживание и страхование,  производимые за счет средств арендатора, включают в себестоимость продукции (работ, услуг). Такие расходы входят в состав затрат, участвующих в исчислении налогооблагаемой прибыли, при условии, что арендуемое имущество используется при производстве или реализации.

В таблице представлены проводки.

Хозяйственные операции	Дебет	Кредит
Затраты на ремонт арендованных транспортных средств без экипажа:
собственными силами	20, 23, 44	10-5, 70, 68, 69
сторонней организацией	20, 23, 44	60, 76
Затраты на прохождение технического осмотра  и обслуживания	20, 23, 44	60,76
Затраты на страхование	20, 23, 44	60,76

В случае, если организация арендует транспортное средство с экипажем расходы по ремонту не учитываются при налогообложении прибыли.

Хозяйственные операции	Дебет	Кредит
Затраты на ремонт арендованных транспортных средств с экипажем	90-10	60, 76

Личный автомобиль в служебных целях в 1С

Оформление данных операций в программе 1С “Предприятие” от PO.BY осуществляется следующим образом.

1. Начисление суммы компенсации работнику производится документом “Начисление зарплаты” через счет 70.
2. Принятие к учету арендованного автомобиля отражается “Поступлением товаров и услуг”.
3. Начисление арендной платы осуществляется также документом “Поступлением товаров и услуг”. По данному принципу начисляются затраты на ремонт, обслуживание и так далее.
4. Удержание подоходного налога производится “Операцией, введенной вручную“.
5. Приобретение топлива самостоятельно или подотчетным лицом оформляется в программе соответствующими документами:  “Поступление товаров и услуг“ или “Авансовым отчетом“
6. Списание топлива осуществляется “Требованием-накладной”.

Предлагаем ознакомиться со статьей на тему: Аренда сотрудниками служебных автомобилей для личных нужд.

Если Вам это показалось интересным, мы с радостью поможет Вам с внедрением и обучением!
Заполните форму ниже и мы с Вами обязательно свяжемся!