Невозвращенный аванс на командировку

Для выполнения служебного задания руководитель направляет сотрудника в командировку. Работодатель должен возместить расходы на поездку сотруднику перед командировкой (выплатить аванс) и/или после. Со своей стороны по возвращению командируемый должен предоставить отчет.

В какой срок сотрудник должен предоставить отчет об израсходованных суммах?

В течении 15 рабочих дней со дня возвращения из командировки, не включая день прибытия. Если сотруднику был выплачен аванс превышающий сумму его фактических расходов по командировке, то разница должна быть возвращена в бухгалтерию самостоятельно. В ином случае, разница удерживается из зарплаты командируемого на основании его заявления. Соответсвенно наниматель должен сделать распоряжение об удержании не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса. В ином случае (например, несвоевременная составление распоряжение или сотрудник не согласен с суммой, которую необходимо вернуть) возврат производится в судебном порядке.

Какие налоги необходимо удержать суммы невозвращенного аванса в случае удержания из зп?

В соответствии со статьей 213 НК РБ при невозврате сумм аванса датой получения дохода плательщика подоходного налога (командируемого) будет являться первое число месяца следующего за месяцем, в котором истек установленный срок для принятия организацией распоряжения об удержании. В случае, когда сотрудник вернул денежные средства после удержания, излишне удержанный подоходный налог подлежит зачету в счет последующих удержаний или налоговый агент может вернуть его из собственных средств.

Авансы, выданные работнику не облагаются страховыми взносами в случае, если они подтверждены документально или возвращены работником. В ином случае, взносы начисляются.

Рассмотрим пример оформления невозвращенного аванса

Сотрудник отправляется в командировку с 6 по 9 февраля. 3 февраля ему были выданы денежные средства наличными в сумме 500 рублей. После возвращения из командировки сотрудник не предоставил отчет об израсходованных суммах и не вернул деньги. По данной задаче необходимо отразить операции по бухгалтерскому и налоговому учету.

Крайний срок предоставления отчета и аванса при пятидневной рабочей неделе - 3 марта.

Распоряжение об удержании у работника выданного аванса наниматель может принять до 3 апреля. Если такое распоряжение нанимателем не будет принято, то при исчислении подоходного налога невозвращенный аванс на командировку будет включен в доход работника на 1 мая.

В бухгалтерском учете будут сформированы записи:

Задолженность по служебной командировке, которую работник не вернул, наниматель вправе:

• удержать из зарплаты сотрудника;
• взыскать в судебном порядке;
• списать за счет средств организации (данные расходы не учитываются при налогообложении прибыли).

В таблице кратко представлено оформление операций в бухгалтерском учете и 1С. Выдача наличных производится созданием в программе расходного кассового ордера. В случае, если денежные средства были перечислена ны корпоративную карту оформляется документ “Списание с расчетного счета”. Отнесение сумм задолженности осуществляется ручными операциями. В свою очередь удержание налогов и взносов, а также начисление отчислений оформляется одним документом - Начислением зарплаты.

Прилагаем инструкцию по командировке: Оплаты по среднему заработку при командировке в 1С.

Если Вам это показалось интересным, мы с радостью поможет Вам с внедрением и обучением!
Заполните форму ниже и мы с Вами обязательно свяжемся!