Сотрудник отказался возвращать аванс по командировке, что делать бухгалтеру?
Для выполнения служебного задания руководитель направляет сотрудника в командировку. Работодатель должен возместить расходы на поездку сотруднику перед командировкой (выплатить аванс) и/или после. Со своей стороны по возвращению командируемый должен предоставить отчет.
В течении 15 рабочих дней со дня возвращения из командировки, не включая день прибытия. Если сотруднику был выплачен аванс превышающий сумму его фактических расходов по командировке, то разница должна быть возвращена в бухгалтерию самостоятельно. В ином случае, разница удерживается из зарплаты командируемого на основании его заявления. Соответсвенно наниматель должен сделать распоряжение об удержании не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса. В ином случае (например, несвоевременная составление распоряжение или сотрудник не согласен с суммой, которую необходимо вернуть) возврат производится в судебном порядке.
В соответствии со статьей 213 НК РБ при невозврате сумм аванса датой получения дохода плательщика подоходного налога (командируемого) будет являться первое число месяца следующего за месяцем, в котором истек установленный срок для принятия организацией распоряжения об удержании. В случае, когда сотрудник вернул денежные средства после удержания, излишне удержанный подоходный налог подлежит зачету в счет последующих удержаний или налоговый агент может вернуть его из собственных средств.
Авансы, выданные работнику не облагаются страховыми взносами в случае, если они подтверждены документально или возвращены работником. В ином случае, взносы начисляются.
Сотрудник отправляется в командировку с 6 по 9 февраля. 3 февраля ему были выданы денежные средства наличными в сумме 500 рублей. После возвращения из командировки сотрудник не предоставил отчет об израсходованных суммах и не вернул деньги. По данной задаче необходимо отразить операции по бухгалтерскому и налоговому учету.
Крайний срок предоставления отчета и аванса при пятидневной рабочей неделе - 3 марта.
Распоряжение об удержании у работника выданного аванса наниматель может принять до 3 апреля. Если такое распоряжение нанимателем не будет принято, то при исчислении подоходного налога невозвращенный аванс на командировку будет включен в доход работника на 1 мая.
В бухгалтерском учете будут сформированы записи:
Хозяйственные операции | Дебет | Кредит | Сумма и расчет | Оформление в 1С |
Отражена выдача сотруднику аванса на командировку | 71 | 50 | 500 | Расходный кассовый ордер |
Невозвращенные суммы относятся на недостачу | 94 | 71 | 500 | Операция, введенная вручную |
Сумма задолженности относится на сотрудника | 73 | 94 | 500 | Операция, введенная вручную |
Невозвращенная сумма относится на расходы | 90-10 70 | 70 73 | 500 500 | Начисление зарплаты |
Отражается удержание подоходного налога | 70 | 68-4 | 65 (500 х 13%) | Начисление зарплаты |
Отражается удержание взносов в ФСЗН из дохода сотрудника (1%) | 70 | 69 | 5 (500 х 1%) | Начисление зарплаты |
Отражены отчисления в ФСЗН за счет организации (34%) | 90-10 | 69 | 170 (500 х 34%) | Начисление зарплаты |
Отражаются взносы в БГС (условно 0,6%) | 90-10 | 76-2 | 3 (500 х 0,6%) | Начисление зарплаты |
Задолженность по служебной командировке, которую работник не вернул, наниматель вправе:
В таблице кратко представлено оформление операций в бухгалтерском учете и 1С. Выдача наличных производится созданием в программе расходного кассового ордера. В случае, если денежные средства были перечислена ны корпоративную карту оформляется документ “Списание с расчетного счета”. Отнесение сумм задолженности осуществляется ручными операциями. В свою очередь удержание налогов и взносов, а также начисление отчислений оформляется одним документом - Начислением зарплаты.
Прилагаем инструкцию по командировке: Оплаты по среднему заработку при командировке в 1С.
Если Вам это показалось интересным, мы с радостью поможет Вам с внедрением и обучением!
Заполните форму ниже и мы с Вами обязательно свяжемся!
Идеально подходит малому бизнесу, индивидуальным предпринимателям и бухгалтерам на удаленной работе. Сэкономьте свое время и деньги с PO.BY.
Стоимость от 36 рублей в месяц.