Личный автомобиль в служебных целях

Организации, не имеющие на балансе транспортные средства, при необходимости могут брать их в аренду не только у сторонних организаций, но и у своих сотрудников. Для этого наниматель заключает с работником договор, в котором прописываются сумма арендной платы и компенсация за износ автомобиля.

Целью данной статьи является рассмотрение бухгалтерского и налогового учета расходов при использовании арендуемого транспортного средства.

Учет арендной платы и компенсации

Если автомобиль используется в производственной или торговой деятельности, то арендная плата и компенсация должна учитываться соответственно на счетах 20, 23 или 44. В свою очередь, для учета расчетов с сотрудником-арендодателем используются счета 60 и 76. 

К прочим затратам, учитываемым при налогообложении относится арендная плата и компенсация, выплачиваемая работникам:

• если не носит разъездной характер - затраты учитываются при налогообложении с учетом ограничений (1% от выручки),
• если носит разъездной характер - учитывается в полном объеме.

Помимо компенсации и оплаты за пользование авто необходимо также в договоре отразить следующие расходы: стоимость топлива, расходы на ремонт,  расходы на техосмотр и техобслуживание, расходы по страхованию, прочие расходы. Рассмотрим их более детально.

Учет топлива

Стоимость ГСМ относится к нормируемым затратам, учитываемым при исчислении прибыли. Учет топлива необходимо вести в соответствии с 133 инструкцией и отражать на счете 10-3. Данные расходы необходимо учитывать в бухучете организации при условии, что они документально подтверждены:

Расходы на ГСМ могут быть включены в затраты, учитываемые при налогообложении если:

1. официально оформлено соглашение между нанимателем и сотрудником об использовании транспортного средства;
2. документально подтвержден факт использования транспортного средства в организации;
3. использование автомобиля осуществляется для целей, связанных с производством и реализацией товаров (работ, услуг).

Расходы на ремонт транспортного средства без экипажа, а также расходы на техосмотр, техобслуживание и страхование,  производимые за счет средств арендатора, включают в себестоимость продукции (работ, услуг). Такие расходы входят в состав затрат, участвующих в исчислении налогооблагаемой прибыли, при условии, что арендуемое имущество используется при производстве или реализации.

В таблице представлены проводки.

В случае, если организация арендует транспортное средство с экипажем расходы по ремонту не учитываются при налогообложении прибыли.

Личный автомобиль в служебных целях в 1С

Оформление данных операций в программе 1С “Предприятие” от PO.BY осуществляется следующим образом.

1. Начисление суммы компенсации работнику производится документом “Начисление зарплаты” через счет 70.
2. Принятие к учету арендованного автомобиля отражается “Поступлением товаров и услуг”.
3. Начисление арендной платы осуществляется также документом “Поступлением товаров и услуг”. По данному принципу начисляются затраты на ремонт, обслуживание и так далее.
4. Удержание подоходного налога производится “Операцией, введенной вручную“.
5. Приобретение топлива самостоятельно или подотчетным лицом оформляется в программе соответствующими документами:  “Поступление товаров и услуг“ или “Авансовым отчетом“
6. Списание топлива осуществляется “Требованием-накладной”.

Предлагаем ознакомиться со статьей на тему: Аренда сотрудниками служебных автомобилей для личных нужд.

Если Вам это показалось интересным, мы с радостью поможет Вам с внедрением и обучением!
Заполните форму ниже и мы с Вами обязательно свяжемся!