Загрузка справочников из MS Excel (фирма на УСН)

Загрузка справочников – доработка от PO.BY, которая поможет сократить время на ввод данных по Номенклатуре, Контрагентам и другим справочникам. Для этого необходимо загрузить файл в формате .xls или .xlsx в 1C.

В данной инструкции подробно рассмотрим алгоритм загрузки справочников в 1С.

Выгрузка справочников из 1С в MS Excel

Первоначальным этапом загрузки справочников в базу 1С является выгрузка уже созданных справочников из другой базы.

Рассмотрим алгоритм выгрузки справочника из базы 1С на примере справочника Номенклатура.

Для того, чтобы выгрузить справочник Номенклатура необходимо:

1) Перейти в справочник Номенклатура: вкладка Склад -> Справочники и настройки -> Номенклатура

2) Сформировать список номенклатуры в Excel: Справочник Номенклатура -> кнопка “Еще” -> Вывести список

У Вас откроется окно, в котором Вы можете выбрать колонки из карточки Номенклатуры, которые Вам необходимо перенести:

!!! Важно: Есть поля, которые обязательны для выгрузки и загрузки в 1С, так как без них программа не сможет обработать Ваш файл. Колонки, обязательные для заполнения, можно посмотреть через
обработку Загрузка данных из файла -> Выбрать нужный справочник для загрузки -> У Вас сформируется табличная часть для заполнения и те названия колонок, которые будут выделены жирным, те и обязательны для заполнения.
Остальные колонки из карточки номенклатуры Вы можете грузить по необходимости.

3) Сохранение сформированного файла.

Для сохранения файла необходимо нажать на дискету и выбрать формат .xls.

Таким образом, у Вас сформируется файл Excel, который готов к загрузке в 1С.
Следует отметить, что Вы можете удалить ненужную номенклатуру для загрузки либо в сформированном файле в 1C (на скриншоте), либо непосредственно в Excel файле.

Загрузка справочника в 1С из MS Excel

1) Добавление обработки Загрузка данных из файла.

Для загрузки справочника из MS Excel необходимо для начала добавить обработку Загрузка данных из файла: вкладка Администрирование -> нажать на значок с шестерёнкой – > выбрать Настройка действий.

В открывшемся окне Настройки панели действий, с левой стороны, нужно выбрать Сервис -> Загрузка данных из справочника -> Добавить -> ОК:

После этого на вкладке Администрирование в графе Сервис отразится эта строчка:

2) Загрузка справочника в 1С из MS Excel.

Для загрузки справочника необходимо нажать на Загрузку данных из файла -> выбрать Справочник -> нажать Далее.
У Вас откроется обработка для загрузки:

Загрузку можно осуществлять в режиме «Заполнение таблицы» или «Из внешнего файла».

1. Режим «Заполнение таблицы».
При работе в данном режиме достаточно внести данные в открывшуюся табличную часть, указанную на изображении выше. После заполнения табличной части , для формирования элементов справочника, нажать Далее -> Загрузить данные -> Готово.

2. Режим «Из внешнего файла».
Данный режим позволяет загрузить данные из файла Excel.

!!! Внимание: названия колонок, выделенные жирным в табличной части обработки, ОБЯЗАТЕЛЬНЫ к заполнению. Также название этих колонок должны в точности совпадать с названием колонок в файле Excel.
В шапке обработки также дополнительно прописано, какие колонки обязательны к заполнению.

Рассмотрим на примере загрузки справочника Номенклатура:

Обязательными колонками для заполнения при загрузке справочника Номенклатура являются: Краткое наименование и Единица измерения.

!!! Если в файле Excel не будут заполнены обязательные данные по какой-то номенклатуре , то обработка не сможет считать данные позиции и пропустит их загрузку.

Помимо обязательного заполнения указанных колонок, при загрузке некоторых справочников необходимо еще и точное совпадение шапки таблицы в Excel файле с шапкой таблицы в обработке.

Рассмотрим на примере загрузки справочника Контрагенты:

Обязательными колонками при загрузке справочника Контрагенты являются: Наименование, Головной контрагент, Юридическое/физическое лицо.
НО! Для того, чтобы обработка прочитала файл, ОБЯЗАТЕЛЬНО наличие строки в шапке файла: “Контрагенты”.

Есть следующие варианты сопоставления шапки таблицы из обработки с Excel файлом:

• Добавление недостающих строк вручную
• Сохранение бланка таблицы и заполнение его: вкладка “Из внешнего файла” -> кнопка “Сохранить бланк для заполнения”

Таким образом, у Вас сохранится бланк таблицы в формате xls. Данный файл необходимо заполнить (учитывая заполнение обязательных колонок).

После того, как Вы подготовили файл, его можно подгружать в 1С. Путь: вкладка “Из внешнего файла” -> кнопка “Загрузить таблицу из файла”. Выбираете нужный файл для загрузки.

У Вас сформируется таблица с предварительным просмотром. После проверки подгруженных данных нажимаете кнопку “Загрузить данные”.

После прочтения обработкой файла Excel, при отсутствии ошибок, конечный результат отображается следующим образом:

Загруженную номенклатуру можно сразу увидеть в справочнике номенклатуры на вкладке
Склад -> Номенклатура в указанной в файле Excel группе.