Авансовый отчет у ИП Без НДС

Авансовый отчет у ИП используется для учета расходов, оплаченных за счет собственных средств ИП (если выданы деньги в подотчет) или личных средств сотрудников. Следует понимать, что ИП не может оформить Авансовый отчет сам на себя. При покупке любых активов он оприходует товары и услуги, купленные лично, всегда через документ Поступление товаров и услуг.

По наемным лицам Авансовый отчет вводится в 1С также, как это делают организации с наемными работниками. Но для правильного учета “по оплате” в нашей 1С документ проводок не сделает. На его основании автоматически можно создать 2 документа Поступления товаров и услуг. Один из них на поступление услуги с корреспонденцией через 76 счет, второй – на поступление ТМЦ через 60 счет. Эти документы создается датой Авансового отчета и попадают в книги “по оплате”. Оплата, соответственно, должна пройти по счетам 60 и (или) 76 через кассу или банк.

ВНИМАНИЕ!!! Счет 71 в учете ИП НИКОГДА НЕ ИСПОЛЬЗУЕТСЯ!!!

Варианты оформления Авансового отчета могут быть следующие:

1. Все в белорусских рублях. Подотчетное лицо расходует белорусские рубли и валюта Авансового отчета в белорусских рублях.
2. Все в одной иностранной валюте. Например, подотчетное лицо поехало в командировку в Россию и все расходы понесло в российских рублях.
3. Валюта Авансового отчета одна (BYN/EUR/USD и др.), а расходы подотчетное лицо произвело в разных валютах. В этом случае все понесенные расходы конвертируем в валюту Авансового отчета

Валюта авансового отчета = Валюта документа.

Авансовый отчет (в белорусских рублях)

Необходимо зайти на вкладку Банк и касса –> Авансовые отчеты. Создать новый документ.

Заполнить шапку документа:

• Организация – наименование Вашей организации
• Склад – склад с типом «Оптовый»
• Подотчетное лицо – сотрудник

Далее в зависимости от выполненных операций:

1) Приобретались товары, материалы – заполнить вкладку Товары:

• Поставщик: Ваше подотчетное лицо (Ваш сотрудник)
• Счет учета: счет оприходования (41.1 или 10.1)
• Счет учета НДС: 18.3 или 18.4

2) Командировочные, услуги полученные и прочие платежи – вкладка Прочее.

• Поставщик: подотчетное лицо (сотрудник)
• Счет затрат: 26 или 44 счет
• Субконто: создаете или выбираете подходящее субконто для аналитики
  

Авансовый отчет (в одной иностранной валюте)

Если Вам необходимо оформить Авансовый отчет в иностранной валюте, то следует установить валюту документа (отчета). Валюта Авансового отчета устанавливается следующим образом: Цена не включает НДС -> Валюта документа -> Выбираете необходимую валюту

Табличная часть документа заполняется также, как и табличная часть Авансового отчета в белорусских рублях.

Авансовый отчет в одной валюте, а расходы подотчетного лица в разных

Рассмотрим пример, в котором валюта Авансового отчета – доллары, а понесенные расходы подотчетным лицом в российских рублях, злотых и евро.

• Валюта документа: в шапке документа указываете валюту документа (ту валюту, в которой будут возмещены деньги подотчетному лицу за понесенные расходы)
• Валюта: указываете валюты, в которых были произведены расходы подотчетного лица
• Цена без НДС: будет пересчитана по курсу валюты Авансового отчета
• Поставщик: подотчетное лицо (сотрудник)

Так, подотчетное лицо понесло расходы в трех разных валютах, однако возмещение денежных средств будет проводиться в одной валюте – доллары. Следовательно, все три разные валюты будут сконвертированы в валюту документа.

Документы ИП

Поскольку авансовый отчет у ИП не имеет проводок, после его оформления необходимо сформировать документы Поступления товаров и услуг для отражения в учете. Документы формируются по кнопке Создать на основании -> Документы ИП.

Таким образом, на основании Авансового отчета сформируется документы Поступление товаров и услуг. Обращаем Ваше внимание, что документы оплаты необходимо создавать самостоятельно, по кнопке “Документы ИП” эти документы не создаются.
!!! Документ Авансовый отчет проводок не формирует.

Поступление товаров и услуг

На основании Авансового отчета по кнопке “Документы ИП” у Вас будут автоматически сформированы документы Поступления товаров и услуг.

1. Поступление товаров (документ сформируется и заполнится автоматически)

Документ заполняется следующим образом:

• Склад: проставляется склад тот, что указан в Авансовом отчете
• Контрагент: Ваше подотчетное лицо
• Договор: подтянется уже созданный договор с Вашим подотчетным лицом или сформируется новый
• Счет учета: проставляется автоматически по Авансовому отчету

В результате у Вас сформируется бухгалтерская проводка: Д10.1 (41.1) К60.1

Обращаем внимание, что все расчеты с подотчетным лицом по приобретению товаров (материалов) проходят через счет 60.1 “Расчеты с поставщиками и подрядчиками”.

2. Поступление услуг (документ сформируется и заполнится автоматически)

Если в Авансовом отчете у Вас заполнена вкладке Прочее, то по кнопке “Документы ИП” у Вас автоматически сформируется документ Поступления товаров и услуг, в котором автоматически заполнится вкладка Услуги.

Заполненный документ выглядит следующим образом:

• Склад: проставляется склад тот, что указан в Авансовом отчете (можете поменять на склад “Услуги”)
• Контрагент: Ваше подотчетное лицо
• Договор: подтянется уже созданный договор с Вашим подотчетным лицом или сформируется новый
• Номенклатура: подтянется из Авансового отчета
• Счет затрат и субконто: подтянется из Авансового отчета

В результате у Вас сформируются бухгалтерская проводка: Д26 К76.7

Расчеты с подотчетным лицом по поступлению услуги оформляются документами в корреспонденцией со счетом 76.7 “Прочие расчеты с разными дебиторами и кредиторами”.

Документы оплаты (возмещение сотруднику)

1. Безналичная оплата

Оплата контрагенту (подотчетному лицу) оформляется документом Списание с расчетного счета. Заполненный документ выглядит следующим образом:

• Получатель: контрагент (подотчетное лицо)
• Счет учета: 51 счет (если белорусский рубль) или 52 счет (если иностранная валюта)
• Договор: выбираете ранее созданный договор с контрагентом
• Погашение задолженности: “Не погашать” – если договор в белорусских рублях; “Автоматически” – если договор в валюте
• Счет расчетов: 76.7 – оплата за приобретенные услуги; 60.1 – оплата за товары

Если нужно произвести оплату в валюте, отличной от валюты Авансового отчета, то необходимо использовать документ “Покупка с перечислением”.

2. Оплата наличными

Оплата контрагенту (подотчетному лицу) наличными оформляется документов Расходный кассовый ордер:

• Счет учета: 50.1 или 50.3
• Получатель: контрагент (подотчетное лицо)
• Договор: выбираете ранее созданный договор с контрагентом
• Счет расчетов: 76.7 – оплата за приобретенные услуги; 60.1 – оплата за товары

В данном случае оплачивать нужно только в той валюте, в которой отражена задолженность (в валюте Авансового отчета). Если все же необходимо произвести оплату в валюте, отличной от валюты Авансового отчета, то следует поменять валюту документа.

Как оприходовать товар (материалы), приобретенный за личные деньги физ. лица читайте в инструкции Приобретение ТМЦ у ИП за личные деньги.