Сведения о доходах физлиц для фирмы на ОСН

С 2024 года была введена новая форма подачи сведений о доходах физических лиц. Сведения о доходах заполняются работодателями по всем сотрудникам. Со сроками подачи и структурой данных можно ознакомиться в статье: Сведения о доходах физических лиц за 2023 год. В данной инструкции будут рассмотрены правила формирования файла со сведениями в 1С Бухгалтерия PO.BY и последовательность загрузки его на портал. Инструкция актуальна для всех плательщиков (юр. лиц и ИП) и всех систем налогообложения.

Подготовка сведений о доходах в 1С

Перед формированием файла сведений о доходах физ лиц, необходимо перейти в справочник Физические лица и нажать кнопку «Заполнить личные номера».

Это необходимо для того, чтобы информация из поля Страховой номер отразился в Сведениях в поле Идентификационный номер.

Также, необходимо перейти в личную карточку физического лица и в поле Вид документа проставить код ИМНС в соответствии с общегосударственным классификатором Республики Беларусь (ОКРБ 017-99).

Код	Вид документа
01	Паспорт гражданина Республики Беларусь
03	Национальный паспорт иностранного гражданина
04	Свидетельство о рождении (для граждан Республики Беларусь, не достигших шестнадцатилетнего возраста и не имеющих паспортов граждан Республики Беларусь)
08	Удостоверение беженца
09	Вид на жительство в Республике Беларусь
11	Идентификационная карта гражданина Республики Беларусь
12	Биометрический вид на жительство в Республике Беларусь иностранного гражданина
13	Биометрический вид на жительство в Республике Беларусь лица без гражданства
99	Иной документ, удостоверяющий личность

Соответственно, если это паспорт гражданина РБ, к примеру, нужно проставить код 01.

Если документом, удостоверяющим личность, является Идентификационная карта, нужно выбрать Иной документ (наименование можно откорректировать) и указать код 11.

Код подоходного налога

Далее необходимо проверить код подоходного налога в справочнике Начислений.

Перед этим нужно перейти на вкладку Зарплата и кадры – раздел Подоходный налог – выбрать Сведения о доходах физических лиц. Файл нужно Создать и Заполнить. После этого можно его закрыть (таким образом мы обновляем справочник новыми видами подоходного налога).

Далее необходимо перейти на вкладку Зарплата и кадры – Раздел Справочники и настройки – выбрать Начисления.

Код подоходного налога для различных начислений свой, соответственно, чтобы в сведения верно загрузились доходы физического лица, необходимо проставить правильный код.

Например, для сотрудников основного места работы будет использоваться код 2000 (в сведениях = 201).

Для сотрудников, которые работают по гражданско-правовым договорам, код подоходного налога будет равен 202.

А для доходов, которые освобождены от подоходного налога, к примеру – Материальная помощь, будет использоваться код 502 (в сведениях = 501).

ВАЖНО! При изменении кода подоходного налога, обязательно необходимо заново провести документы начисления заработной платы, а также все списания с расчётного счёта касательно заработной платы в 1С за период.

Формирование сведений о доходах физлиц

После этого можно переходить к заполнению файла Сведений.

Сведения о доходах расположены на вкладке Зарплата и кадры – раздел Подоходный налог – Сведения о доходах физических лиц. По кнопке Создать создаем новый документ.

• Год – 2023 – год предоставления сведений
• Организация – фирма или ИП, по которой подаются сведения о доходах физических лиц
• Дата – дата формирования файла
• Номер – присвоится автоматически программой
• В ИМНС – подтягивается из карточки организации – поле Налоговый орган
• Признак предоставленных сведений – выбрать из списка
• Ответственный – ФИО бухгалтера (чтобы заполнить это поле, обратитесь на линию поддержку в приложение 1С Коннект)
• Контактный тел. – номер телефона

Далее нажимаем Заполнить.

Программа отразит список всех сотрудников с доходом за указанный год.

При двойном нажатии на строку откроется форма, в которой будут указаны данные начисленных доходов, а также удержанных сумм подоходного налога, вычетов и прочее.

На вкладке Личные данные можно посмотреть заполнение полей по физическому лицу. Все данные подтягиваются из карточки Физического лица.

После заполнения файла можно нажать кнопку Выгрузить. Файл будет сохранен в формате *.json. После чего его можно загружать в личный кабинет или программу E-Declaration.

Загрузка файла

Далее рассмотрим загрузку файла двумя вариантами:

1. Загрузка в приложение E-Declaration
2. Загрузка в ЛК

Загрузка в приложение E-Declaration

Чтобы загрузить файл в приложение, необходимо перейти в E-Declaration и нажать кнопку «Доходы физлиц».

Внизу появится таблица. Чтобы загрузить файл, необходимо нажать кнопку «Загрузить».

После загрузки файла сведения о доходах будут отображены в приложении. Чтобы открыть сведения по определенному сотруднику, необходимо его выделить и нажать кнопку «Редактировать».

После того, как файл будет готов, его можно подписать. Для этого следует нажать кнопку «Подписать». Так как возможности напрямую отправить файл на портал из приложения пока нет, его необходимо выгрузить на рабочий стол для дальнейшей загрузки в ЛК.

Загрузка в личный кабинет налогового агента

Чтобы загрузить файл сведений о доходах в ЛК необходимо перейти в личный кабинет налогового агента и в меню справа нажать «Загрузить».

Откроется окно следующего вида (нажимаем Загрузить и сохранить файл в черновики):

После того, как файл будет загружен, данные о доходах физических лиц отобразятся на экране.

Сразу может возникнуть ошибка:

Чтобы ее исправить необходимо сделать следующее:

Нажать значок напротив сотрудника и выбрать Редактировать.

Перейти в пункт 15 и нажать кнопку Сохранить. Так проделать по каждому сотруднику.

Эта ошибка говорит о том, что не указана сумма подоходного налога (что не является правдой). Сохранив заново – ошибка пропадает (нужно ждать исправления на самом портале).

Таким же образом (через Редактирование) можно посмотреть данные по каждому сотруднику.

После корректировок необходимо нажать «Сохранить».

А после сохранения данных можно нажать кнопку «Проверить». Если ошибок не будет, программа выдаст, что проверка прошла успешно.

Важно!

Если в организации были произведены выплаты дивидендов учредителям, подоходный налог нужно заполнить вручную в ЛК или в приложении E-Declaration.

При загрузке файла в ЛК может возникать ошибка «Не совпала контрольная сумма в документе» 15.11. Общая сумма исчисленного подоходного налога с физических лиц по дивидендам – в таком случае нужно перейти к редактированию карточки сотрудника, открыть пункт 15 и нажать с Сохранить (это ошибка портала).

В случае возникновения каких-либо еще ошибок обратитесь, пожалуйста, на линию консультации в приложение 1С – Коннект.