Аренда авто у сотрудника (фирма на ОСН)

Организации, работающие на общей системе налогообложения и не имеющие на балансе транспортные средства, при необходимости могут брать их в аренду не только у сторонних организаций, но и у своих сотрудников. Для этого наниматель заключает с работником договор, в котором прописывается сумма арендной платы за использование автомобиля.

Рассмотрим, как отразить оплату за аренду авто у сотрудника в 1С:

• через 70 счет
  1. Создание начисления «Аренда авто» ;
  2. Формирование Начисления зарплаты;
• через 73 счет
  1. Начисление оплаты за аренду авто у сотрудника через 73 счет;
  2. Выплата оплаты за аренду авто.

Создание начисления «Аренда авто»

Для того, чтобы создать начисление «Аренда авто» перейдите в справочник Начисления (вкладка «Зарплата и кадры»).

Далее нажать на кнопку «Создать».

В открывшемся окне необходимо заполнить данные:

• Наименование: Аренда авто;
• Вид начисления оплаты труда: Повременно-премиальная оплата труда;
• Подоходный налог: код 219;
• Страховые взносы: Не входит в базу ни для одного из отчислений с ФОТ;
• Категория начисления или неоплаченного времени: Прочее;
• Способ отражения: Отражение начислений по умолчанию.

Также в карточке кода 219 подоходного налога необходимо указать группу налогообложения и код в сведениях о доходах физ. лиц.

Записать и закрыть.

Отражение оплаты за аренду авто в Начислении ЗП

В зависимости от характера аренды авто можно выделить два варианта отражения оплаты авто:

1. Ежемесячная оплата аренды авто

Если оплата аренды автомобиля начисляется ежемесячно, то можно добавить начисление «Аренда авто» в документ «Кадровый перевод» для автоматического заполнения в Начислении ЗП . В данном случае Оплата за аренду авто будет начисляться вместе с Оплатой по окладу через документ «Табель учета рабочего времени». См. инструкцию Кадровый перевод (см. часть «Изменение оклада»).

2. Разовая аренда авто

При разовом характере аренды автомобиля отражайте начисление «Аренда авто» отдельной строкой в документе «Начисление зарплаты» через кнопку «Добавить». Далее требуется заполнить данные сотрудника, выбрать соответствующий вид начисления и указать сумму оплаты за аренду.

Примечание! Если документ «Начисление зарплаты» формируется из документа «Табель учета рабочего времени», то добавлять оплату за аренду авто необходимо в табеле на вкладке «Начисление з/п». Подробнее см. инструкцию Табель учета рабочего времени у фирмы на ОСН.

Провести и закрыть. Будут сформированы следующие проводки:

Выплату оплаты за аренду авто необходимо оформить в соответствии с инструкцией: Выплата заработной платы у фирмы на ОСН.

Примечание! Подоходный налог с оплаты за аренду авто и оплаты по окладу будет отражен в отчете «Сведения о доходах физических лиц». Для более подробного описания формирования Сведений о доходах физических лиц см. инструкцию Сведения о доходах физлиц для фирмы на ОСН.

Начисление оплаты за аренду авто у сотрудника через 73 счет

Оплату за аренду авто у сотрудника через 73 счет необходимо отражать через документ «Операции, введенные вручную» (вкладка Налоги и отчетность – Операции, введенные вручную). Необходимо нажать на кнопку «Создать» и выбрать «Операция».

В открывшемся документе необходимо заполнить данные через кнопку «Добавить» следующим образом, заполняя аналитику по счетам:

• Д-т 26 К-т 73.3 сумма компенсации за аренду авто;
• Д-т 73.3 К-т 68.4.1 сумма подоходного налога.

ВАЖНО! При отражении аренды авто через Операции, введенные вручную, подоходный налог в отчет «Сведения о доходах физических лиц» автоматически не попадает. В таком случае необходимо вносить подоходный налог вручную.

Выплата оплаты за аренду авто

Для выплаты необходимо перейти в журнал «Списание с расчетного счета» (вкладка Банк и касса) и нажать кнопку «Создать». В открывшемся документе заполнить данные:

• Вид операции: Прочее списание;
• Счет учета: 51;
• Получатель: Выбрать или создать карточку контрагента для сотрудника;
• Счет дебета: 73.3;
• Работники организаций: Сотрудник, у которого берется авто.

Провести и закрыть.