Выгрузка электронной накладной через XML-файл

Для передачи электронной накладной из программы 1С на портал EDI-провайдера можно использовать функцию файловой выгрузки.

Предварительная настройка

Для загрузки/выгрузки электронных накладных необходимо установить галку “Использовать обмен ЭД” (раздел «Администрирование» – вкладка «Обмен электронными документами».

В карточке организации нужно заполнить GLN. Для этого необходимо открыть карточку организации, перейти на закладку «GLN», кликнуть «Создать». В появившемся окне нужно заполнить следующие данные:

• Владелец GLN – организация, по которой настраивается обмен;
• Склад – основной склад организации;
• GLN – идентификационный номер gs1. Этот номер присваивается каждой организации, при его отсутствии – необходимо будет пройти процедуру регистрации.
• Провайдер ЭДО – выбираем необходимого провайдера.

В карточке организации, помимо GLN, нужно заполнить поле «Префикс номера ЭД». Для этого следует перейти на вкладку «Прочее», открыть справочник «Префиксы номеров ЭД» и кликнуть «Создать».

В открывшемся поле нужно выбрать Вашу организацию и кликнуть «Запись». Автоматически полю «Префикс» присвоится номер «0001», при необходимости, в это поле можно внести другой префикс.

При наличии в организации разных складов, зарегистрированных на сайте EDI-провайдера, необходимо перейти в справочник складов (вкладка “Склад” — раздел “Справочники и настройки”) и для каждого склада заполнить идентификационный номер GLN на вкладке «GLN».

Выгрузка электронной накладной из 1с

Выгрузка электронных накладных осуществляется с помощью кнопки “Выгрузить данные в файл” из документов:

• Реализация товаров и услуг;
• Возврат товаров поставщику;
• Перемещение товаров;
• Передача товаров;
• Передача ОС.

При формировании электронной накладной в программе 1с необходимо создать документ Реализация товаров и услуг. Чтобы оформить данный документ, нужно перейти на вкладку “Покупки и продажи” и в разделе “Продажи” выбрать “Реализация товаров и услуг”.

В открывшемся окне необходимо нажать кнопку “Создать”. Рассмотрим заполнение ключевых реквизитов для корректного формирования ЭТН (ЭТТН). Шапка заполняется следующим образом:

• Вид операции: Продажа, комиссия;
• Дата: дата отгрузки товара;
• Организация: Ваша организация;
• Склад: выбрать склад, на котором находятся Ваши товары;
• Контрагент: выбрать из списка Контрагентов или создать нового;
• Договор: выбрать из списка Договоров с типом “С покупателем” или создать новый;
• Зачет аванса: не зачитывать.

В табличной части документа по товарам должен быть указан GTIN
Обязательно проверьте правильность заполнения карточки номенклатуры, которые описаны в инструкции Справочники и классификаторы.
Примечание: дата и время отгрузки товаров должна быть позже даты и времени поступления товаров.

После того, как будет создан и заполнен документ “Реализация товаров и услуг”, нужно перейти к заполнению вкладки “Реквизиты печати и ЭД”. На данной вкладке нужно заполнить следующие разделы:

1. Раздел “Общие для накладных”:

• Основание отпуска: автоматически будут перенесены данные из поля “Договор”, также можно перейти в карточку “Основание отпуска” через три точки и заполнить необходимые реквизиты.
• Отпуск разрешил: нужно выбрать сотрудника организации, который осуществлял отпуск.
• Отпуск произвел: ФИО сотрудника, осуществившего отпуск.
• Принял получатель: нужно создать контактное лицо контрагента (строка заполняется не вручную, а путем создания контактного лица), указав его ФИО и должность.
• Доверенность № … от …: номер и дата доверенности; при отсутствии информации – внести любые, условные данные, т.к. поле обязательно для заполнения.
• Пункт погрузки: автоматически подтянется фактический адрес, указанный в карточке Организации. При необходимости, адрес можно изменить, указав нужный.
• Пункт разгрузки: автоматически подтянется адрес, указанный в карточке Контрагента. При необходимости, адрес можно изменить:

2. Раздел Тип и номер электронной накладной:

• Электронная накладная: напротив данного поля должна стоять зеленая галка.
• Провайдер отправителя: выбираем провайдера ЭДО нашей организации (в примере выбран оператор ЭДИН).
• GLN адреса отгрузки ЭД: выбираем GLN склада, с которого отгружаем товар.
• GLN юр. адреса: указывается GLN контрагента;
• GLN адреса доставки ЭД: должен быть создан адрес (строка заполняется не вручную, а путем создания адреса) или выбран уже имеющийся, с заполненными данными о Наименовании, Владельце и его GLN.
• Тип электронной накладной: ЭТТН или ЭТН (в зависимости от того, какая накладная нужна).
• Номер электронной накладной: присваивается автоматически по кнопке “Сгенерировать номер электронной накладной”:

3. В зависимости от вида выставляемой электронной накладной, необходимо также заполнить соответствующий ей раздел: “ТТН-1” и “ТН-2):

• Кому выданы ТМЦ: ФИО лица, которому выданы ТМЦ.
• Заказчик: контрагент из справочника “Контрагенты”.
• Перевозчик: либо Контрагент, либо Ваша организация (в зависимости от того чьим транспортом выполняется перевозка).
• Путевой лист.
• Автомобиль: информация об автомобиле.
• Водитель: информация о водителе (можно выбрать сотрудника организации):

После заполнения всех полей нажимаем кнопку Провести и закрыть.

* Обращаем Ваше внимание, в случае, если была отправлена в ЭДО неправильная накладная, то корректироваить документ Реализации товаров и услуг (на основании которого была сделана ЭТН (ЭТТН)) нельзя. Необходимо создать новый документ, а неверный пометить на удаление (удалять полностью из базы нельзя). Это необходимо, чтобы сохранить последовательность номеров для ЭДО.
После заполнения документа необходимо выгрузить данные в электронную накладную. Кликнув на кнопку «Выгрузить данные в файл».

Если нет кнопки “Загрузить (перезаполнить) из файла” на основной странице, то её можно найти по кнопке “Ещё”:

Откроется форма “Выгрузка документов в файл”, где необходимо указать, какой вид накладной создается, и выбрать «На диск»:

Затем нужно кликнуть на желтую кнопку «Выполнить». Должно открыться диалоговое окно, где можно будет указать путь для сохранения файла. Если окно с выбором не появилось – не заполнены какие-либо обязательные реквизиты, нужно перепроверить документ.

При выгрузке будет создан ZIP-архив в формате XML-файла, который импортируется в личном кабинете оператора ЭДО и дальнейшая работа с ним (подписание ЭЦП и др.) выполняется в личном кабинете вашего оператора.