Учет трудовых книжек у фирмы на УСН

Трудовая книжка — это главный документ, который отражает информацию о трудовой деятельности сотрудника. Учет поступления и выдачи бланков трудовых книжек ведутся в порядке, установленном законодательством для бланков документов с определенной степенью защиты.

Рассмотрим схему отражения учета трудовых книжек для организаций на УСН в 1С.

1. Поступление трудовых книжек;
2. Передача трудовых книжек в эксплуатацию;
3. Списание трудовых книжек;
4. Формирование заявления на удержание стоимости трудовой книжки;
5. Начисление удержания за трудовую книжку;
6. Удержание стоимости трудовой книжки в Начислении ЗП;
7. Формирование Книги доходов УСН.

Поступление трудовых книжек

Первоначально необходимо отразить поступление трудовой книжки, для этого нужно создать новый документ Поступление товаров и услуг (вкладка Покупки и продажи). Шапка документа заполняется следующим образом:

• Вид операции: Бланки;
• Склад: с типом «Оптовый»;
• Контрагент: поставщик трудовых книжек;
• Договор: с видом «С поставщиком».

Табличная часть заполняется на вкладке «Товары». Необходимо заполнить номенклатуру, цену и количество. Счет учета трудовых книжек – 10.6.

Тип БСО – создать новый тип «Трудовая книжка».

Провести и закрыть.

Передача трудовых книжек в эксплуатацию

После отражения поступления трудовых книжек, необходимо ввести их в эксплуатацию. Для этого по кнопке «Создать на основании» из документа-поступления трудовых книжек необходимо создать документ «Передача бланков в эксплуатацию».

ВАЖНО! Время документа Передача бланков в эксплуатацию должно быть позже времени поступления.

Далее необходимо указать подразделение организации и ответственного за трудовые книжки сотрудника.

Провести и закрыть.

Списание трудовых книжек

Далее следует отразить списание трудовой книжки документом Списание бланков (вкладка Склад).

Открывшийся документ заполнить следующим образом:

• Типы списания: Списание использованных;
• Сотрудник: указать ответственного за трудовые книжки сотрудника;
• Склад: Склад БСО.

Далее нажать на кнопку «Заполнить» и выбрать «Заполнить по сотруднику».

Заполненная табличная часть выглядит следующим образом:

На вкладке «Счет затрат» указать счет 91.4 (90.10), а также выбрать номенклатурную группу и реализуемый актив.

Документ можно Провести. Будут сформированы следующие проводки:

Записать и закрыть.

Заявление на удержание стоимости трудовой книжки

Для формирования удержания необходимо открыть документ «Заявление на удержание» (вкладка Зарплата и кадры). В открывшемся документе требуется указать сотрудника и период действия удержания. Табличную часть заполнить следующим образом:

• Метод расчета: Разовое удержание;
• Размер удержания: Указать сумму удержания;
• Работники организаций: сотрудник, у которого удерживается стоимость трудовой книжки.

Чтобы создать новое удержание, в списке нужно нажать «Показать все».

Перейти к созданию удержания нужно по нажатию на кнопку «Создать»:

• Наименование: Трудовая книжка;
• Способ отражения: выбрать существующий или создать новый.
• Счет удержания суммы за трудовую книжку: 73.3.

Провести и закрыть. Документ проводок не сформирует.

Начисление удержания стоимости трудовой книжки

Для того, чтобы начислить сумму удержания, необходимо открыть документ Операции, введенные вручную. Заполнить следующим образом:

Д-т 73.3 К-т 91.1 (90.7) на сумму удержания

Записать и закрыть.

Удержание стоимости трудовой книжки в Начислении ЗП

Для того, чтобы удержание отразилось в документе Начисление ЗП, необходимо на вкладке «Удержания» нажать кнопку «Заполнить».

Провести. По удержанию стоимости трудовой книжки будут сформированы следующие проводки:

Книга доходов УСН

Более подробное формирование Книги доходов УСН см. в инструкции Книга доходов УСН.

При верном оформлении сумма возмещения стоимости трудовых книжек отразится в Книге доходов УСН.