Авансовый отчет у фирмы на ОСН

Если в организации имело место приобретение товаров, материалов либо оплата каких-либо оказанных услуг собственными средствами через работников, то необходимо в программе оформить Авансовый отчет. Данный документ создается в той валюте, в которой был выплачен аванс.

Аванс в белорусских рублях – авансовый отчет в белорусских рублях

Необходимо зайти на вкладку Банк и касса –> Авансовые отчеты. Создать новый документ.

Заполнить шапку документа:

• Организация – наименование Вашей организации;
• Склад – склад с типом «Оптовый»;
• Подотчетное лицо – сотрудник организации.

Далее в зависимости от выполненных операций:

1) Приобретались товары, материалы – заполнить вкладку Товары:

Табличная часть вкладки «Товары»:

• Наименование, номер и дата документа – информация по чеку или накладной;
• Номенклатура – наименование товара/материала;
• Количество;
• Валюта – BYN;
• Сумма платежа – Сумма без НДС;
• Цена без НДС, ставка НДС, сумма НДС – проставить в соответствии с документом;
• Поставщик – контрагент, у которого приобретался товар;
• Счет учета – 41 / 10.

Обращаем внимание! Если вам необходимо оформить авансовый в валюте, для этого нажимаем кнопку «Цена не включает НДС» и в открывшемся окошке в строке «Валюта» выбрать необходимую иностранную валюту:

Нажимаем кнопку ОК.

2) Производилась оплата поставщику, с которым есть договорные отношения у организации – вкладка Оплата:

Табличная часть вкладки «Оплата»:

• Наименование, номер и дата документа – информация по чеку или накладной
• Поставщик – контрагент, у которого приобретался товар;
• Договор – договор с поставщиком;
• Погашение задолженности – не погашать;
• Сумма – сумма покупки по чеку или накладной;
• Счет расчетов / счет авансов – 60.1.

3) Командировочные и прочие платежи – вкладка Прочее:

Табличная часть «Прочее»:

• Наименование, номер и дата документа – информация по чеку или накладной;
• Валюта – BYN;
• Сумма платежа – Сумма без НДС;
• Цена без НДС, ставка НДС, сумма НДС – проставить в соответствии с документом;
• Счета затрат – 26 / 44;
• Субконто – указываем такое же как в Номенклатуре.

Если сотруднику ранее был выдан аванс, то нужно заполнить вкладку Авансы.

Обязательно необходимо указать Назначение аванса внизу страницы. Данные назначения создаются вручную:

Выбрать вид расходов.

Нажать кнопку Провести и закрыть.

Аванс и авансовый отчет в одной иностранной валюте

Если сотруднику был выдан аванс в наличных денежных средствах в долларах. В программе это оформляется документом «Расходный кассовый ордер валютный».

• Вид операции – Выдача подотчетному лицу;
• Получатель – Подотчетное лицо;
• Назначение платежа – создать и указать;
• Счет учета – 50.3.

После прибытия сотрудника, он должен отчитаться за израсходованные им денежные средства – оформляется Авансовый отчет.

В шапке документа указать:

• Организация – наименование Вашей организации;
• Склад – склад с типом «Оптовый»;
• Подотчетное лицо – сотрудник организации;
• Цена не включает НДС – поле, в котором есть возможность указать валюту документа Авансовый отчет

• поле авансы в шапке документа – подтянется сумма аванса, выданная сотруднику (обязательно необходимо нажать ОБНОВИТЬ):

Табличная часть «Товары»:

• Наименование, номер и дата документа – информация по чеку или накладной;
• Номенклатура – наименование товара/материала;
• Количество;
• Валюта – USD;
• Сумма платежа – Сумма без НДС;
• Цена без НДС, ставка НДС, сумма НДС – проставить в соответствии с документом;
• Поставщик – контрагент, у которого приобретался товар;
• Счет учета – 41/10.

Табличная часть «Прочее»:

• Наименование, номер и дата документа – информация по чеку или акту;
• Номенклатура – наименование услуги;
• Валюта – USD;
• Сумма платежа – Сумма без НДС;
• Ставка НДС, сумма НДС – проставить в соответствии с документом;
• Поставщик – контрагент, у которого была оказана услуга или можно оставит поле пустым;
• Счет учета – 26/44;

Авансовый отчет в одной валюте, а выдача денежных средств в другой

Рассмотрим пример, в котором авансовый отчет оформлен в евро, а выдача командировочных подотчетному лицу в долларах.

1. Валюту отчета проставить по кнопке «Цена не включает НДС». В открывшемся окошке в строке «Валюта» выбрать валюту.
2. По строке «Прочее» заполнить табличную часть, указывая по колонкам:
   • Валюта: валюту, отличную от той, которая указана в шапке документа.
   • Сумма платежа: сумма иной валюты, отличной от той, которая указана в шапке документа. В колонке Сумма пересчитается сумма в валюте отчета.

Нажать кнопку Провести и закрыть.

Авансовый отчет и выдача денежных средств подотчетному лицу в одной валюте, оплата в другой

Предположим, что подотчетное лицо оплатило за платные дороги в евро, при этом Авансовый отчет и выдача денежных средств в белорусских рублях.

Для отражения такой ситуации в Авансовом отчете заполняется вкладка Оплата:

• Дата: дата Авансового отчета;
• Контрагент: указываем Поставщика услуги;
• Договор: договор с видом «С поставщиком» в EUR;
• Погашение задолженности: Автоматически;
• Валюта: EUR;
• Сумма платежа: сумма платежа в EUR;
• Дата курса: указываем нужную дату;
• Счет расчетов/авансов: 60.11/60.21.

После заполнения вкладки «Оплата» сумма в белорусских рублях автоматически пересчитается по курсу на дату, указанную в табличной части. Далее укажем, что сотруднику ранее был выдан аванс в белорусских рублях. Для этого перейдем на вкладку «Авансы» и по кнопке «Добавить» укажем Списание с р/с / Расходный кассовый ордер:

Проведенный документ сформирует следующую проводку:

Отразить поступление услуг по платным дорогам необходимо документом Поступление товаров и услуг, заполнив вкладку Услуги. По документу пройдут следующие движения:

Важно! Если документ Авансовый отчет будет оформлен раньше, чем Поступление товаров и услуг, то в авансовом отчете сумма будет отражена по авансовому счету 60.21, а в поступлении товаров и услуг пройдет зачет аванса проводкой Дт 60.11 Кт 60.21.