Создание документа по фото или скану акта

НейроДок позволяет создавать документы в 1С ЖДАН на основании фотографий и сканов актов выполненных работ и оказанных услуг. Сервис распознает реквизиты акта, наименования услуг, их стоимость и НДС. Останется только проверить полученные данные, сопоставить или создать номенклатуру и сформировать документ в 1С.

1. Загрузка акта в НейроДок

Чтобы распознать акт, необходимо отправить фотографию или скан акта через Telegram-бот НейроДок. Если акт состоит из нескольких страниц, нужно прикрепить все фотографии и отправить их одним сообщением.

После получения уведомления «Документ отправлен. Продолжите работу с ним в 1С» необходимо перейти на вкладку PO.BY в раздел Сервис и выбрать НейроДок. В открывшимся окне необходимо выбрать организацию, для которой загружен акт. В списке документов найти загруженный акт, у которого будет статус «Новый».

Если отправленный акт не появился в списке, необходимо нажать «Загрузить новые документы». НейроДок проверит наличие новых файлов, отправленных через Telegram, и загрузит недостающие документы.

Далее, необходимо выбрать акт в списке. Справа отобразится его фотография. Нужно проверить, все ли страницы загружены и хорошо ли читаются данные.

Подробнее о загрузке документов через Telegram читайте в этой инструкции.

2. Распознать акт

Чтобы распознать загруженный акт необходимо выделить акт в списке и нажать кнопку «Распознать». Статус документа изменится на «В обработке». НейроДок начнет считывать данные с изображения.

Когда распознавание завершится, статус изменится на «Распознан», а кнопка «Открыть документ» станет доступной. Если статус не обновился автоматически, необходимо нажать кнопку «Обновить статус».

Далее необходимо нажать «Открыть документ», чтобы перейти к проверке распознанных данных.

Если вместо статуса «Распознан» появилось сообщение «Повторите попытку», необходимо загрузить акт повторно. Если ошибка сохраняется, нужно обратиться на линию поддержки в 1С-Коннект.

3. Проверить реквизиты акта

После нажатия кнопки «Открыть документ» откроется окно «Электронный документ». НейроДок перенесет в него данные, которые удалось распознать на фотографии. Исходное изображение акта останется справа, чтобы была возможность сверять с ним реквизиты.

В верхней части окна необходимо проверить следующие поля:

• Номер документа — номер, указанный в акте.
• Дата документа — дата составления акта.
• Контрагента и УНП — реквизиты организации, с которой оформлен акт.
• Организация — организация вашей базы, для которой создается документ.
• Всего с НДС — итоговую сумму акта.

Если какие-либо данные распознаны неверно, их нужно будет исправить вручную.

3.1 Заполнить контрагента

Если контрагент уже есть в базе 1С он автоматически подтянется в поле «Контрагент». Если контрагента еще нет, нужно нажать «Создать» рядом с полем УНП. Программа позволит создать карточку контрагента с использованием сведений из ЕГР по указанному УНП.

3.2 Выбрать договор

В поле «Договор» необходимо выбрать действующий договор с контрагентом. Если нужного договора в базе нет, нужно создать новый. При необходимости можно заполнить поле «Представление договора».

3.3 Указать вид документа и операции

В поле «Вид документа» нужно выбрать документ 1С, который должен сформироваться на основании загруженной накладной:

• Поступление товаров и услуг — если услуги оказаны вашей организации.
• Реализация товаров и услуг — если ваша организация оказала услуги контрагенту..

В поле «Вид операции» значение подтянется автоматически. Для поступления «Покупка, комиссия», для реализации «Продажа, комиссия».

4. Проверить услуги в табличной части

В нижней части электронного документа отображаются работы и услуги, распознанные из акта.

Нужно сверить с оригиналом:

• Наименование — название выполненной работы или оказанной услуги.
• Единицу измерения — если указана в акте.
• Количество — объём выполненных работ или оказанных услуг.
• Цену — стоимость за единицу, если она указана.
• Сумму — стоимость работ или услуг.
• Ставку и сумму НДС — данные по налогу.
• Итоговую сумму — общую стоимость с учетом НДС.

Если какие-либо значения заполнены неправильно, исправьте их вручную.

5. Сопоставить или создать номенклатуру услуг

После проверки данных необходимо сопоставить услуги из акта с номенклатурой, которая уже есть в справочнике 1С. Если услуга встречается впервые и ее еще нет в справочнике, необходимо создать новую номенклатуру. Для этого нужно воспользоваться кнопкой «Действия с номенклатурой».

В меню доступны следующие действия:

• Выбрать из справочника – позволяет вручную выбрать существующую номенклатуру из справочника 1С.
• Создать номенклатуру по наименованию – позволяет создать новые позиции справочника на основании наименований, распознанных из акта.

Чтобы создать номенклатуру сразу для всех строк документа необходимо:

1. Нажать на любую строку табличной части.
2. Нажать Ctrl + A, чтобы выделить все строки табличной части.
3. Выбрать «Действия с номенклатурой» и нажать «Создать номенклатуру по наименованию».

НейроДок создаст новые позиции номенклатуры для выделенных строк. При создании номенклатуры из акта НейроДок автоматически устанавливает флажок «Услуга» в карточке номенклатуры. Дополнительно устанавливать его вручную не требуется. Если в настройках НейроДока указана группа для создания номенклатуры, новые позиции будут добавляться в нее.

ВАЖНО: перед созданием новой номенклатуры следует убедиться, что такой позиции еще нет в справочнике, чтобы избежать дублей.

После выполнения необходимых действий необходимо проверить, что в колонке «Номенклатура» для каждой услуги выбраны правильные позиции справочника.

6. Корректировка данных

Если необходимо изменить или заполнить данные сразу в нескольких строках, следует воспользоваться кнопкой «Действия с полями».

Откроется окно «Обработка полей», в котором доступны четыре режима:

• Заполнение — заполнение выбранного поля нужным значением.
• Объединение — объединение данных из нескольких полей в одно.
• Взаимозамена — обмен значениями между выбранными полями.
• Перенос из источника в приёмник — перенос данных из одного поля в другое.

Необходимо выбрать соответствующий режим, указать нужные поля и нажать кнопку «Выполнить». Если после изменения данных необходимо пересчитать связанные показатели, следует поставить флажок «Пересчитать показатели строки».

7. Сохранить изменения или создать документ

После проверки реквизитов акта и номенклатуры можно сохранить изменения или сразу создать документ в 1С с помощью одной из следующих кнопок:

• Кнопка «Сохранить изменения» – используется, если хотите сохранить внесенные исправления и продолжить работу с электронным документом позже.

• Кнопка «Отменить все изменения» – позволяет отменить внесенные исправления в электронном документе. Используется, если нужно отказаться от сделанных изменений и вернуть данные к состоянию до редактирования.

• Кнопка «Создать документ» – если все данные проверены, можно нажать «Создать документ». На основании электронного документа НейроДок сформирует выбранный документ в 1С.

После создания можно открыть сформированный документ и проверить его заполнение перед проведением.

ВАЖНО: перед проведением документа следует убедиться в том, что правильно указаны контрагент, договор, номенклатура услуг, суммы и НДС.